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Notionでオンボーディング(新メンバー受け入れ)コンテンツを作った話

こんにちは、アタラ合同会社コンサルタントの川田貴俊です。

今回の記事では、私たちのチームで作成した新メンバー受け入れ(以下、オンボーディング)のためのコンテンツの紹介と、作成の過程をご紹介します。

今まさにオンボーディングの準備をしている人、コンテンツを作ろうとしている方の助けになれば嬉しいです。

オンボーディングとは

既にオンボーディングという言葉を使っていますか、言葉の定義を揃えるため、Googleで“オンボーディングとは”で検索して整理しました。概ね、下記のように理解すればよさそうです。

新入社員をはじめ、中途採用社員、異動者など新しく組織に加わった社員に対して、
・早期離職してしまうことを防ぐため
・組織風土に慣れてもらうため
・早期に定着し、戦力となってもらうため
に行う様々なプロセス

研修を受けたり、マニュアルを片手に業務に取り組んでもらう、などのインプットに偏りがちなものだけでなく、既存メンバーとのインタラクティブなやり取りも必要そうです。本記事でもこのような取り組みを指して“オンボーディング”と呼ぶこととします。

また、言うまでもなく、新規採用は事業の拡大や、欠員の補充など、継続的に事業を営むことを目的として行うため、オンボーディングは新メンバーだけでなく、既存メンバーにとっても重要な施策です。

コンテンツ誕生の経緯

このコンテンツが生まれたきっかけは、私が入社した時に感じた不安や困ったことを解決したいという想いでした。

入社後、人事から会社全体のことやルールなどは説明を受けたのですが、チームについては、

  • 何をやるべきか?

  • 何を求められているのか?

  • 必要な情報が何なのか、どこにあるか?

  • 何ができたら入社当初としてはゴールなのか?

これら全てがわからず、不安を感じていました。

どのようなポジション、どのような業務かによって多少変わると思いますが、新メンバーが感じることとしてよくある内容だと思います。

今から考えると、私が入社した当時はチームメンバーの入れ替わりが多く、面倒を見る余裕があまりなかったという事情もあるようでした。しかし新入社員の立場からしたら、そんなことは関係ないですよね。

どうにかこうにか入社1ヶ月は乗り切ったものの、さらに3ヶ月後に別のメンバーが入ることが予定されていたので、このままではいけないと感じていました。

そこで、「これらの不安を払拭できて、業務に必要な情報の全体像がわかるコンテンツを作ろう!」と決意しました。

イメージとしては、冒険の旅に出るにあたって、進むべき道の概観が把握できる“世界地図”です。世界地図なので、細かい部分は他の地図を見たり、実際に経験しないとわかりませんが、

  • この先これぐらいの道のりがあるのだな

  • どんな道なのだろうか

  • 自分は今どこまで進んでいるのか

がわかるようにしたいと考えました。

これらの背景には、私が過去に人材会社で営業をしていたので、新たな職場に入る人との接点が多かったことが大きく影響しています。そのような人の不安な気持ちを和らげるためには、何が必要かを日常的に考えていたので、当時の経験がこの取り組みに大きく役立ちました。

さらに、営業の後に異動となった職場では、上記の経験を活かしてオンボーディングコンテンツを作った経験もあります。それが実際にうまく機能したので、アタラにもこの仕組みは絶対に必要だと確信していました。

コンテンツ紹介

以降で実際に作ったコンテンツを紹介します(実物はチャプターごとに掲載しているキャプチャ画像を縦につなげた構造となっています)。

コンテンツは基本的にNotionで作っており、外部に飛ぶ必要がある場合はそのリンクを記載しています。

Notionで作成した理由は、

  • チームでのドキュメント作成、情報集積にNotionが使われていた

  • 初めて使うので、使いながら覚えていきたい

  • 何をできるか、いろいろ試してみたい

等です。

このコンテンツ作成の過程でNotionの面白さに触れ、いろいろなことを試してみました。その一部は下記の記事でもご紹介しています。

1.ページトップ

目次の下にひっそりとある「既存メンバーへ」はかなり重要な項目だと考えています。詳細は省略しますが、ここには受け入れ前に行っておくべき作業項目(パソコンの設定や各種ツールの招待、申請など)が記載してあります。

自分が入社してくるメンバーだったらと想像してほしいのですが、パソコンやツールの準備が整っていなかったらどう感じるでしょうか。不安を感じたり、「歓迎されていないのでは?」と感じると思います。そういったことを防ぐためにも、受け入れ前にやるべきことをリストアップして抜け漏れを防止しています。

2.はじめに、目的:大前提をしっかり明示

このチャプターはこのオンボーディングコンテンツが

  • どのような役割を果たすものなのか?

  • 何のために作られたのか?

を伝えるためのものです。

新しく入ってくる人にこれを読んでもらい、

  • まずは何をすればいいのか?

  • どのような状態になればいいのか?

  • それらはいつまでにやればいいのか?

を認識してもらいます。そのうえで、自身が抱えている不安要素がこれで解決できるかを考えてもらい、新入社員と既存メンバーのスタート時点の認識の相違をなくします。

ここにはニつの工夫があります。

一つ目は、“はじめに”に記載した「必要な情報は随時アップグレードしていって」の部分です。今あるコンテンツは、現時点で必要と思われる情報を集めたものでしかありません。時が経てば必要な情報も当然変わっていきますし、今は新入社員でも、ゆくゆくは受け入れる側の人間となります。今はコンテンツを使う立場ですが、将来的には作る側になってもらいますよというメッセージになっています。

二つ目は“目的”にある「自分が実現したいWILLが設定できる」の部分です。アタラには個人の意志を尊重して価値発揮をしてもらいたいという文化があります。 ですので、自分の強みや周りの状況を把握した上で、「自分は何をすべきか。何をしていきたいか。」を打ち出す必要があります。

とはいえ最初からそれをやって下さいと言われても戸惑ってしまう人が多いと思います。「まずこれはやっておきましょう」というものを提示はするものの、それをこなしながら、並行して自分がやっていきたいことを考えてほしいとメッセージを送っています。

3.スケジュール:チェックボックスとガントチャートで見やすく表示

ここが実際にいちばん使われるところであり、いちばん力を入れた部分でもあります。

新入社員にとって最も不安に感じるところは、「具体的に何をしていけばいいのか」に尽きると思います。それを解消できるものは何だろうと考えた結果、ガントチャートのような見せ方が良いという結論に至りました。

まずは3ヶ月間、具体的なタスク単位でやることが見えていると、上記の不安要素は一気に取り除けると思います。

ガントチャートはNotionで作成していますが、作成・変更を驚くほど簡単かつ便利にできます。実際に使ってみて便利に感じた点を挙げていくと、

  • 期間の変更が簡単

    • チャートのドラッグで帯を移動できる

    • チャートの両端をドラッグで幅を変更できる

  • タグの追加を簡単にできる

    • 各タスクがどのまとまりに属するのか把握しやすい

    • タグごとの並べ替えも簡単

  • チェックボックスの追加も簡単にできる(=進捗確認を一目でできる)

  • 項目をクリックすればページが開くので、ページに詳細説明を記載できる

などの利点があります。

ここの内容は別の記事で詳細にご紹介する予定です。

4.コミュニケーション:ツールの社内運用ルールを周知徹底


コロナ禍の前からリモートワークを取り入れていた弊社では、SlackやZoomなどのコミュニケーションツールも積極的に活用しています。 これらのツールを使ったことがない人を受け入れることも当然あるので、使い方はもちろん、社内の運用ルールなどもここで説明しています。

特にSlackはチャンネルと呼ばれる、目的に応じたコミュニケーションの場所が多数存在しているので、知っておくべきもの・ 使用が必須のものは簡単な説明とともに一覧化しています(下図はその一部です)。

少し話がそれますが、「times_〇〇〇」は、新メンバー受け入れに意外と役に立ったチャンネルです。どういうものかと言うと、

  • メンバー一人一人に割り当てられ(川田だったら、times_kawada)、

  • 個人のつぶやき(主に業務外)

  • 業務の中で気になったこと

  • その日にやったこと

などを書いてもらいます。

伊藤さんの新メンバー時代の投稿

“個人のつぶやき”では、その人のパーソナリティーを知ることにつながります。“業務の中で気になったこと”を書いてもらうことで、分からないことを後回しにせずその場で解決できるようになります。“その日にやったこと”は、時間をかけず、かつ、日報ほど堅苦しくなく書いてもらいます。周りからは何をやっているか確認しやすいですし、Slackに履歴として残るので後から検索しやすいです。

times_〇〇〇は既存メンバーも“個人のつぶやき”を投稿しています。リモートワークで働くメンバーが多い中に新しいメンバーとして入ると、話しかけたり質問することに少なからず抵抗を感じると思います。そんな時でも、既存メンバーが発する業務外の(時として、くだらない)発言を見て、「こんなことでも発言していいんだ」と感じてもらい、発言・質問しやすい空気作りにつなげています。

雪が降ったときの川田の投稿

5.資料置き場:ファイル探しの手間を効率化

新しい組織に入るとファイルの置き場所がどこかわからないですよね。このように事前にまとめておけば、必要に迫られるたびにファイルのありかを探す手間が省けます。

また、少し手持ち無沙汰になってしまった時などに、これらのフォルダを探索してどのような情報が保存されているのかをインプットすることもできます。

6.定例:新メンバーも抜け漏れなくミーティングに参加できる仕組み

ここにはチームメンバーが定期的に参加しているミーティング一覧を載せています。

既存メンバーはここを見て、新メンバーを招待する時に抜け漏れがないか確認します。新メンバーはこのラインナップを見れば、どのような会議体が存在するのか全体像を把握できます。

7.その他:細かい粒度の内容もカバー

「◆その他」には文字通り、細かい粒度の知っておいてほしい情報を集めています。

また“はじめに”で述べた通り、このコンテンツは随時アップグレードしていくべきものと考えています。時の経過とともに、追加すべき、逆に古くなって削除すべき内容も発生します。そのような時にまず「◆改修アイデア」にアイデアを書き留めておき、折を見て改良できるようにしています。

以上が、私たちが作ったオンボーディングコンテンツです。

ここまで読んでいただき、ありがとうございました。


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