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Notionタスク管理 with Live感:【連載】Notionでタスク管理&モチベーションアップ!第1回

こんにちは、アタラ合同会社コンサルタントの川田貴俊です。

私が所属しているデータイノベーションコンサルティングチームでは、お客様へのBIツール導入コンサルティングなど、様々なデータ活用のご支援をしています。今回の記事では、それらお客様向けの業務の中で得られた知見を、自分たちの業務にも活用した事例をご紹介します。

本連載では3つのツールが登場しますが、それらの大まかな役割は下図のようになっています。

この連載は以下の構成となっています。

  • 第1回 Notionの活用方法について紹介(本記事)

  • 第2回 BIツール Domoを使ったダッシュボードの紹介

  • 第3回 NotionとDomoをGoogleスプレッドシートでデータ連携する方法

第3回のデータ連携は、使用経験のないGoogle Apps ScriptとNotion APIを使用したのですが、ピンポイントで情報が集まっている既存のサイトがなくとても苦労しました。似たことを実現したい方のお役に立てば嬉しいです。


ATARA流Notion活用術

はじめに、私たちのチームで日々の情報記録・整理に大活躍しているツールである『Notion』の活用方法をご紹介します。情報を散在させることなく、簡単かつ再利用しやすい形で情報の蓄積ができる秀逸なツールなので、ご興味ある方はぜひ一度使ってみてください。無償のプランもあります。

Notionの特長を挙げると、

  • 情報の一元化が簡単(テキスト、画像、他サイトの埋め込みなど)

  • 豊富な表現機能

  • テーブル形式のデータを保存・可視化が可能

  • 作成したページを外部に共有可能

他にもまだまだありますが、本記事に関連するところだけでもざっとこのような機能があります。

私たちがNotionで行っていることを列挙してみると、

  • 顧客とのMTGログ作成

  • 社内MTGのログ作成(定例会、勉強会など)

  • チームのタスク管理

  • 個人の情報集積

  • メンバー自己紹介

  • 社内Wiki

  • オンボーディングコンテンツ

など、業務に必要な情報の多くがNotionに集約されています。

今回取り上げるのは“チームのタスク管理”です。

ボードビュー機能で、タスク管理にLIVE感を演出

私たちのチームでは活動の一つとして、データ活用に役立つ情報を世に発信し続けることに取り組んでいます。継続して文章をアウトプットし続けるのはなかなか根気のいる仕事です。それを途絶えさせないために週次定例で各メンバーの執筆状況を確認し、モチベーションの持続・向上に取り組んでいます。そこで使っているのが以下のツールです。

“ボードビュー”という表示方法を使っており、各カードが一つの記事に対応しているので、記事に関連する情報を表示させています。

定例ではこのボードを見ながら

  • 〇〇さんはたくさん執筆している

  • 書きかけの△△の記事が停滞気味

  • 執筆予定、ネタのストックがないから仕込みをしないと

等の会話をして、状況の確認とその後のアクションを全員で認識合わせしています。

人によって相性はあると思いますが、私個人のタスク管理では以下の点を意識するようにしています。

  • 頭の中から目に見える所に書き出す

  • 状態が一目でわかるようにする(分類する、色を変える、目立つマークを付けるなど)

  • 動きを付ける(文字情報だけではなく、位置を変えるなど)

Notionのデータベース(表形式でのデータ管理機能)とボード形式の表示(上の例)を使えば、これらが信じられないほど簡単に実現できます。しかも、上述のようにチームの情報はNotionに集約しているので、情報の共有・散在の防止という観点でも文句のつけようがありません。Notionの他のページへのURLを貼ったり、カードをクリックするとその中に詳細情報や会話メモなどを簡単に書き込めるので、他のツールとの往復が不要です。

チームメンバーからの反応

全員が揃った場で、ものを動かしながらタスクを共有すると、良い刺激が生まれます。これは当初から狙っていたことですが、思っていた以上の効果がありました。

更新が終わった動きのない情報だと、「はい、そうですね」になってしまいがちです。それに比べて、チームメンバーが揃っている場でボードを動かすと、

  • 〇〇さんは今週動きがあったな

  • 自分は全く動けていない…

といったことが一目瞭然でわかります。

決して誰かを晒上げることが目的ではなく、やる気に火をつけることが目的です。運用には注意を払う必要がありますが、実際にやってみて、「自分だけ動きがないのが悔しかった。それが動くきっかけになった」という声も出ました。

ビジネスの場だと“数字で示す”ことが求められます。最終的な成果はやはり数字で出すべきですが、このような日々のタスクであれば、あえて数字ではなくモノで管理するのもアクセントになっていいのかもしれません。

以上で、Notionだけを使ったタスク管理についてご紹介しました。

ここまでであればどこの企業でもやっていそうな内容だと思います。しかし私たちは、お客様のデータ活用を支援することを生業としておりますので、これで終わらせる訳にはいきません。

連載第2回では、このNotionのデータを連携し、BIツールのDomoでダッシュボード化したものをご紹介します。

さらに第3回では、いろいろと苦労のあったデータ連携の部分にフォーカスして解説をしていきます。

ここまで読んでいただき、ありがとうございました。

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※本記事の内容、所属等は公開日時点のものです。

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