第2回:脱 Excel? すぐに脱却できなくてもやっておいた方がよい Excel でのデータ管理方法!
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第2回:脱 Excel? すぐに脱却できなくてもやっておいた方がよい Excel でのデータ管理方法!

アタラ合同会社 Official note

こんにちは。アタラ合同会社 テクニカルコンサルタントの児玉典晃です。今回は 「脱Excel」についてお話ししします。

Excelは悪者なのか

脱Excel とは、高機能で汎用的な Excel を使って、会計やCRM、稟議ワークフローなどの業務を行っている企業に対し、Excel のデメリットを補い、更なるメリットを享受できるシステムへ移行しようということです。一種のプロパガンダだと思っています。

いままで ERP、ワークフロー製品のメーカーや ETL 製品のメーカーに勤めてきましたが、Excel で運用している企業が多く、私もプロパガンダの下システム移行を提案してきたものです。

当時は、入力ルールがないデータを正規化しましょう、他のデータと結合して他システムへ連携しましょう、といった提案活動をしていましたが、いま思い返してみても Excel は何にでも使える汎用性の高い製品だと思います。

例えば、セルに枠線を引けば帳票として使えますし、データを蓄積するためのテーブル表にもなります。また、関数を使うことで入力ミスを防ぐための自動計算も行いますし、グラフで分析することもできます。さらに発展すれば、マクロで自動化も図れるし、VBA で開発すれば業務アプリケーションにもなります。他にもサードパーティのアドオン追加もできます。数えあげたらキリがないくらい望む形に変化してくれます。

Excelはデータの蓄積・管理にも使われます。データベース製品と大きく異なるのはデータの入力が容易なところです。Excelのシートに直接データを入力するだけです。

一方、データベース製品は、保存するためのデータを入力するには、別のアプリケーションや SQL といったデータベース言語を利用しなければなりません。簡単にデータを蓄積していけるのも Excel の強味であり、今なお現役で使われる理由のひとつでしょう。

このように、Excelは初心者から熟練者に至るまで段階的にスキルアップできるための機能を用意している間口が広い製品であるとともに、誰でも入力しやすいデータベースとしての機能も兼ね備えていることが分かります。

なぜ「脱Excel」と言われるのか

それでは、なぜ「脱Excel」というワードがあるのでしょうか。そこには、Excel の高機能ゆえの困りごとや、Excel では対応しきれない部分があるからだと思います。

Excel でよく問題に挙げられるのは以下の通りです。

  • 属人化されたファイルのメンテナンスが大変である

  • 複数人による同時編集ができない

  • 他者への共有がファイル受け渡ししかできない

  • 最新ファイルがどれか分からなくなる。

  • ファイルが破損すると使用できなくなる

  • Excel のバージョン互換の問題が残る

  • 大容量データ処理ができない(ファイルサイズが大きくなると開かない)

  • データの正規化に苦労する

このような問題点を打開するため、ERP、CRM、ワークフロー、Webデータベース、BIなど、Excel でも(なんとか)実現していた部分をそれぞれ専門的、かつ容易に利用できる製品へ移行する流れになっているのです。

Excelでデータ活用をするために今やっておくべきこととは

先にお話したとおり、Excelでもデータの蓄積は可能です。しかし、今はデータを蓄積するだけではなく、活用していくことに価値を見出す時代になっています。いざデータを活用していく、まさにその時に利用しづらい形でデータを保有していたら、そこがボトルネックとなり、データ活用への道が大幅に遅れてしまいます。

今のうちに Excel で蓄積しているデータの形式を見直しておくことをお勧めします。

以下を参考にデータを蓄積しておくことで、今後のみなさまの業務負担をぐっと減らすことができると思います。

組織でデータをどう持つべきか、特に注意したいポイントについては、こちらの記事をご参照ください。

実は2020年、総務省は「機械判読可能なデータの表記方法の統一ルール」を策定しています。OK例、NG例も交えてわかりやすく紹介されているので、ぜひ参照してみてください。

そして、利用しやすい状態でデータを保有していれば、Excelをただのデータ蓄積の場所としてではなく、Excelのまま活用し、価値を生み出すこともできるようになります。次回は、その方法をご紹介したいと思います。


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